La productividad y la eficiencia son temas frecuentes de conversación para los negocios por una sencilla razón: tus ingresos aumentan. Sin embargo, llegar a ese nivel perfecto de productividad y eficiencia puede ser complicado. Tu negocio es una máquina compleja, formada por clientes y empleados y todo lo demás.
Tener la libertad de hacer lo que queramos y trabajar en proyectos que nos hagan felices es uno de los principales beneficios de ser autónomo con nuestro propio negocio. Sin embargo, el mayor obstáculo al que nos enfrentamos a menudo es el funcionamiento constante que hacemos como propietarios en la productividad.
Para evitar esto, y para alcanzar nuestros objetivos de tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida, debemos aplicar algunas estrategias para administrar nuestros negocios de manera más productiva.
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Optimizar las facturas
La parte financiera de administrar la productividad de una pequeña empresa puede abrumar fácilmente a los dueños de negocios. Tratar de realizar un seguimiento de todas las facturas, gastos, recibos y facturas es una tarea que obligatoriamente se debe realizar.
Para simplificar tu vida financiera como propietario de un negocio, debes optimizar tus facturas y trámites. Cosas como crear pagos automáticos y servicios de agrupación, son cosas que te ayudarán a controlar el desorden.
No solo ahorrarás tiempo y dinero en sobres, sellos y viajes a la oficina de correos, muchas compañías de Internet y telefonía te darán descuentos en sus servicios cuando combines más de una.
Crear plantillas para tareas repetitivas
Es probable que se repitan a menudo, si no todos los días, tareas sencillas como responder correos electrónicos, responder consultas de servicio al cliente, programar reuniones y publicar contenido en las redes sociales.
En lugar de perder el tiempo respondiendo las mismas preguntas o haciendo las mismas tareas una y otra vez, crea una plantilla simple en un documento de Google que detalle cada tarea y los pasos que deben realizarse. Incluso puedes crear recordatorios, incluir imágenes o enlaces y establecer el tipo de fuente dentro de la plantilla.
Si respondes constantemente el mismo tipo de correos electrónicos, considera crear una plantilla de la respuesta en un documento, que puedes copiar y pegar en cada respuesta. O mejor aún, puedes usar la aplicación Respuestas almacenadas de Gmail.
En lugar de perder tu valioso tiempo haciendo lo mismo una y otra vez, todo lo que tienes que hacer es cambiar algunos detalles para personalizar cada correo electrónico. Ahora puedes responder consultas en menos de la mitad del tiempo y controlar tu bandeja de entrada.
Dejar de perder el tiempo
Siempre que aceptes un nuevo cliente, recuerda tu objetivo final: ser más productivo y más eficiente. Todo lo que hagas en el futuro tiene que alinearse con ese modelo.
Una vez que comiences a perder tiempo, dinero o energía, ese proyecto o tarea en particular debe abandonarse o subcontratarse a otra persona. Estás intentando construir un negocio que mejore la vida de las personas. Pero, ¿cómo puedes hacer eso si no lo haces por ti mismo también?
Deja de perder el tiempo en las cosas pequeñas y trabaja para completar los grandes objetivos. Pasa tiempo con tus clientes, así como con tu grupo de contactos. Las personas son lo que realmente importa en el mundo empresarial.
No hay ninguna razón por la que cualquiera de nosotros, que tiene acceso a las mejores herramientas disponibles, deba perder nuestro tiempo trabajando con clientes o proyectos que no nos impulsan hacia ese objetivo.
Una vez que decidas qué es importante para que tu empresa tenga éxito, es más fácil alcanzar tus objetivos, en menos tiempo y con menos estrés, si aprovechas estratégicamente estas tácticas.
Subcontratar las tareas diarias
Este paso en particular ha marcado una de las mayores diferencias en la productividad y la forma en que se administra un negocio. Al principio, es posible ser escéptico de que alguien más pudiera hacer el trabajo de la manera que tú quieres, pero rápidamente aprenderás que la mayoría de las veces lo pueden hacer hasta mejor que tú.
Como propietario de tu propio negocio, debes centrarte en los aspectos importantes de las necesidades de tu negocio, sin perder tiempo en cosas pequeñas como actualizar el calendario o reservar vuelos para la próxima conferencia.
Haz una lista de las tareas que haces todos los días, que no te gustan o en las que no eres bueno. La mayoría de las veces, esos proyectos se pueden subcontratar a un asistente virtual o contratista que se especializa en esa área.
La subcontratación de pequeñas tareas no solo te ahorrará tiempo, sino que te recordará que se supone que debes crear estrategias, crear redes y conectarte con otras personas de tu industria, todo en un esfuerzo por impulsar tu negocio.
Hacer un seguimiento del rendimiento real
Probablemente realices un seguimiento del rendimiento de tu sitio web, pero ¿estás realizando un seguimiento del rendimiento de tu negocio? Esto es más que revisar los libros para ver si hay dinero en el banco. Se trata de detectar tendencias (positivas y negativas) tanto en tu equipo como en tus clientes.
Considera mirar tu software de reservas y citas, o tus ventas semanales. ¿Está reteniendo clientes? ¿Tiene muchas ausencias? Sin ser demasiado invasivo, también realiza un seguimiento del desempeño de tu equipo. ¿Están cumpliendo con los plazos? ¿Se maneja la atención al cliente de manera oportuna? ¿Hay mucho absentismo?
Realiza un seguimiento del rendimiento de tu sitio web y de las redes sociales. Debes utilizar el mismo enfoque, encontrar las aplicaciones y herramientas que pueden ayudarte a hacerlo, con tu negocio diario real.
Desarrollar al personal del negocio
El desarrollo del personal es clave para atraer nuevo personal y productividad, retener al personal existente, mejorar el bienestar de los empleados y aumentar la efectividad operativa de tu fuerza laboral.
Si puedes implementar un programa de desarrollo que coincida con las ambiciones de tus empleados, se sentirán valorados, tendrán una mayor satisfacción laboral y es probable que permanezcan en tu organización por más tiempo. También aprenderán nuevas habilidades y adquirirán nuevos conocimientos que pueden usar para ayudarte a hacer crecer tu negocio.
Una preocupación que tienen muchos líderes empresariales es que terminarán pagando para desarrollar a alguien que luego deje el negocio. Y eso puede suceder, pero este costo se compensa con el valor de que muchos más empleados se involucren cada vez más, estén listos para ocupar puestos de alto nivel y al mismo tiempo fomenten el desarrollo de quienes los siguen.
Como defensores de la empresa y de su liderazgo, la contribución de estos empleados altamente comprometidos a la cultura de tu empresa será invaluable.
